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ファックス共有システム |
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ピンクボックスコンピューターが現在注力しているシステムのひとつが、ＦＡＸ情報共有システムです。
大手なら別かと思いますが、中小企業ではＦＡＸから仕事が始まる会社が多いのではないでしょうか？
とはいえ、ファックスの管理に手間を取られているのも確か。
・もらったファックスの紛失。
・ファックスがなかなか見つからない。
・ファックスのファイリングが面倒。
・誰かがファックスをもっていってしまって、他の人が探してる。
・ファックスを持って作業すると原紙が汚れる。
コピーをとると紙ばかりが増える上、仕事してる時間の半分くらいは紙の山をあさっているなんてことになります。
これは、コンピューターをうまく使いたいところです。
ただ、このあたりは、仕事の根幹にあたる部分であり、会社ごとに異なるものを作り上げていく必要があります。
・まずは、ＦＡＸをサーバーで受けるところから。
ファックスをサーバーで受けるだけでは、そうたいしたことはできないですが、そのあたりから便利さと不便さを見つけて、その後のシステム構築につなげていきます。
ファックス紛失の根絶
日付順に並んで見つけやすい
ペーパーレス化の推進
複数人数での同時参照、無駄なコピーの防止
ISO14000の環境目標の達成手段
紙代の節約
このくらいでも、紙が出るファックスより便利です。
・システム拡張
受信したファックスにキーワードをつけて（日時と発信元は自動入力・その他も選択入力化）をデータベース化し、ビジネスロジックを作り上げ、
受注管理システム （案件管理・売上管理）
案件別・情報管理・営業支援システム （業務資料の管理）
作業管理システム （ＦＡＸ受注からの連携）
遠隔経理システム （受発注履歴からの書類作成）
などに拡張していきます。
・ご予算
ＦＡＸをサーバーで受けて共有するのにかかるコストは、普通のオフィス用ＦＡＸ装置のいいやつを買う（40万〜70万）のと、あまりかわりません。
一人一台、パソコンを導入した次は、このあたりに手をつけてみるのはいかがでしょうか？
その後は、データベースに蓄えた情報を、人月１００万円、0.5人月づつくらいで作り上げていくことをご提案します。
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